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Documentazione obbligatoria per il datore di lavoro
Ogni datore di lavoro — dall'albergo al camping, dal ristorante alla pizzeria, dallo stabilimento balneare al locale notturno — è tenuto per legge a istituire e conservare una serie di documenti che attestano la regolarità dei rapporti di lavoro, i trattamenti retributivi e il rispetto delle norme previdenziali e di sicurezza.
Tra i registri obbligatori rientrano:
- il Libro Unico del Lavoro (LUL), obbligatorio dal gennaio 2009;
- il registro delle visite mediche;
- il registro dei lavoratori esposti ad agenti cancerogeni e biologici.
Il Libro Unico del Lavoro (LUL)
Il LUL è lo strumento cardine per documentare la gestione del personale, sia nei confronti del lavoratore sia degli organi ispettivi. È suddiviso in due sezioni:
Sezione Presenze
Per ciascun lavoratore subordinato deve essere riportato un calendario mensile con le ore lavorate ordinarie, le ore straordinarie, le assenze e le relative causali, le ferie e i riposi. Per chi percepisce una retribuzione fissa è sufficiente indicare la sola presenza giornaliera, specificando le causali delle assenze.
Per figure apicali escluse dai limiti d'orario — come quadri e dirigenti — è ammessa la registrazione del solo orario contrattuale e delle assenze.
Sezione Paga
Devono essere annotati tutti i compensi corrisposti — in denaro o in natura — comprese le somme esenti da contribuzione, le trattenute, le detrazioni fiscali, gli assegni familiari, le prestazioni previdenziali e i premi. Per ciascun lavoratore vanno indicati: nome, cognome, codice fiscale, qualifica, livello, retribuzione base, anzianità di servizio e posizioni assicurative.
Chi va iscritto nel LUL?
Ai sensi dell'art. 39, D.L. 112/2008, devono essere iscritti:
- lavoratori subordinati di qualsiasi qualifica, compresi i distaccati e i somministrati;
- collaboratori coordinati e continuativi;
- associati in partecipazione con apporto lavorativo;
- lavoratori a domicilio.
I soci vanno iscritti solo se con essi è instaurato un rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione. Gli amministratori devono essere iscritti esclusivamente se ricevono compensi o rimborsi spese e non sono liberi professionisti.
Scadenza e modalità di compilazione
Il LUL deve essere compilato entro la fine del mese successivo a quello di competenza. La tenuta manuale è vietata: è ammessa solo la compilazione meccanografica su fogli mobili (con vidimazione INAIL), la stampa laser con autorizzazione INAIL o su supporti magnetici informatici con garanzia di sequenzialità cronologica e integrità dei dati.
L'INAIL è l'unico ente abilitato alla vidimazione. La richiesta può essere inviata telematicamente dal consulente del lavoro delegato per iscritto dal datore.
Conservazione
Il LUL deve essere conservato per 5 anni dall'ultima registrazione presso la sede legale del datore, lo studio del consulente o le sedi delle associazioni di categoria.
- Mancata istituzione/tenuta: da €500 a €2.500
- Omessa o infedele registrazione: da €150 a €1.500
- Stessa violazione su più di 5 lavoratori o periodo >6 mesi: da €500 a €3.000
- Stessa violazione su più di 10 lavoratori o periodo >12 mesi: da €1.000 a €6.000
- Mancata conservazione 5 anni: da €100 a €600
Come si struttura la busta paga
Il cedolino paga — che il datore di lavoro è obbligato a consegnare al lavoratore all'atto di ogni corresponsione della retribuzione — si articola in cinque sezioni principali:
1. Intestazione
Riporta i dati identificativi del datore di lavoro (ragione sociale, indirizzo, posizione INPS e INAIL), i dati del dipendente (nome, codice fiscale, data di assunzione, livello di inquadramento) e il mese di riferimento. Nelle strutture ricettive e nella ristorazione, qui compare anche il CCNL applicato (CCNL Campeggi o CCNL Pubblici Esercizi).
2. Retribuzione lorda mensile
Si distingue tra retribuzione fissa e variabile:
- Fissa: paga base (minimo contrattuale), contingenza, scatti di anzianità, superminimo individuale, ad personam, eventuali premi fissi.
- Variabile: lavoro straordinario, maggiorazioni per lavoro notturno, festivo e domenicale (particolarmente rilevanti in hotel, locali notturni e stabilimenti balneari), ferie liquidate, permessi pagati, fringe benefit.
L'imponibile ai fini INPS include tutte le somme maturate nel periodo di riferimento, indipendentemente dall'effettivo pagamento: il principio di competenza impone che i contributi siano dovuti sulle retribuzioni maturate anche se non ancora corrisposte.
3. Contributi previdenziali
L'aliquota INPS a carico del lavoratore dipendente è fissa al 9,19%, a cui si aggiungono le quote per ammortizzatori sociali, malattia e maternità. La quota datoriale varia in base all'inquadramento INPS dell'azienda. Rientrano nella base imponibile anche i fringe benefit che superano la soglia di esenzione.
4. Detrazioni e carico fiscale (IRPEF 2026)
L'IRPEF è un'imposta progressiva per scaglioni. La Legge di Bilancio 2026 (L. 199/2025) ha modificato l'aliquota del secondo scaglione e ridotto le detrazioni per redditi superiori a €200.000.
| Scaglione di reddito | Aliquota IRPEF 2026 |
|---|---|
| Fino a €28.000 | 23% |
| Da €28.000 a €50.000 | 33% |
| Oltre €50.000 | 43% |
Chi supera €50.000 di reddito complessivo non matura le detrazioni da lavoro dipendente. Per i redditi inferiori, le detrazioni variano:
| Reddito complessivo | Detrazione spettante |
|---|---|
| Fino a €15.000 | €1.955 |
| Da €15.000 a €28.000 | 1.910 + 1.190 × (28.000 − reddito) / 13.000 |
| Da €28.000 a €50.000 | 1.910 × (50.000 − reddito) / 22.000 |
5. Progressivi, TFR, ratei e netto
I progressivi indicano i valori cumulati da inizio anno di imponibile INPS, INAIL e IRPEF. Il TFR mostra la quota maturata nell'anno, quella rivalutata e il fondo accantonato. I ratei di ferie e permessi riportano:
- Residuo anno precedente: ratei non fruiti al 31/12;
- Maturato: ratei accumulati fino al mese di elaborazione;
- Goduto: ratei fruiti dall'inizio dell'anno;
- Saldo = (residuo + maturato) − goduto.
Il netto in busta risulta dal totale competenze al netto delle trattenute INPS, IRPEF e addizionali regionali e comunali.
Gli scatti di anzianità
I CCNL Campeggi e Pubblici Esercizi prevedono aumenti retributivi periodici per anzianità. Il cedolino indica la voce "prossimo scatto" in formato MM-AAAA: è la data in cui scatterà automaticamente il prossimo aumento. Una corretta gestione degli scatti è fondamentale per hotel, villaggi e ristoranti con personale di lunga data.
Chi elabora e gestisce il LUL?
Il datore di lavoro può gestire il LUL direttamente oppure delegarlo a consulenti del lavoro o professionisti abilitati, o ai centri di assistenza delle associazioni di categoria (previa comunicazione all'Ispettorato Territoriale del Lavoro). È anche possibile affidare la sola elaborazione a un professionista esterno mantenendo internamente la tenuta.
Per le strutture ricettive e i pubblici esercizi — dove la variabilità di orari, turni, maggiorazioni e stagionalità rende il cedolino particolarmente articolato — affidarsi a un consulente del lavoro specializzato nel settore riduce errori, sanzioni e contenziosi.
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